Voici la liste des fonctionnalités du logiciel OTERYS™
Logiciel très simple
Vous n’avez rien à installer sur vos postes puisque le logiciel est en mode SAAS. Entièrement sécurisé, chaque personne de votre entreprise se connecte sur le logiciel avec un identifiant et un mot de passe.
Vous n’avez plus le souci des sauvegardes pour vos données qui se trouvent dans un serveur sécurisé à Paris dans un Datacenter. Les données sont sauvegardées toutes les nuits sur un autre serveur dédié (NAS).
Gestion des droits
Chaque utilisateur a son propre identifiant et mot de passe et ne peut accéder qu’aux modules qui lui sont réservés. Ainsi la personne qui s’occupe du planning ne peut pas aller dans la facturation des clients par exemple.
Rapidité
Le logiciel est conçu avec les dernières technologies utilisées sur Internet et est très rapide. Vous ne verrez pas la différence avec une application classique qui s’installait avant sur chaque poste.
Interface par onglet
L’interface est basée sur un système d’onglets. Vous pouvez par exemple ouvrir un ordre de transport et un client en même temps, puis aller sur le planning en cours de saisie, etc.
Cette interface a été pensée et conçue pour être très agréable à utiliser.
Clients
Vous gérez votre base « clients » avec toutes les informations requises.
Transporteurs, conducteurs et véhicules
Vous gérez votre base « transporteurs » avec toutes les informations requises ainsi que les conducteurs et véhicules associés.
Le planning
Le planning est très visuel et très rapide. Vous pouvez vous déplacez de semaine en semaine pour consulter vos ordres de transports. Des codes couleurs permettent de visualiser rapidement l’état des OT (affrété, validé, livré, facturé, envoyé, réglé).
Les commandes et OT
Vous saisissez les commandes de vos clients avant l’OT dans le logiciel en joignant tous les documents nécessaires qui sont stockés dans le logiciel.
Vous pouvez saisir une ou plusieurs adresses de chargement et une ou plusieurs adresses de livraison avec des chargements/déchargements partiels.
Le système utilise Google Maps pour le distancier : les cartes sont donc à jour et les distances sont calculées automatiquement.
Les obligations légales sont respectées par le logiciel pour calculer les heures de conduite.
Vous pouvez ensuite transformer très simplement une ou plusieurs commandes en ordre de transport qui entrent ensuite dans le système du planning.
Confirmation de transport
La confirmation de transport est générée par le système en fonction des données saisies et vous pouvez l’envoyer directement par mail (simple clic). Il est également possible de prévoir un envoi automatique par fax.
Débours
Vous pouvez saisir les débours sur chaque OT.
Documents numériques
Vous pouvez joindre des documents numériques sur chaque OT.
Facturation des clients
Vous transformez chaque OT arrivé à la dernière étape du planning (livré) en proforma (facture temporaire). Toute la facture est générée automatiquement en fonction des données de l’OT et vous pouvez entièrement la modifier.
Une fois les informations correctes, vous validez ce proforma en facture que vous pouvez envoyer directement par mail au client (simple clic).
Les mentions obligatoires sont respectées.
Le logiciel est prévu pour gérer des centaines de factures par mois, vous avez la possibilité de lancer une opération sur plusieurs factures simultanément (impression, règlements, etc.).
Suivi des règlements et relances des clients
Vous pouvez saisir les règlements des clients sur les factures et le logiciel génère automatiquement les relances pour les clients (par mail ou courrier recommandé).
Trois niveaux de relances sont proposés.
Facturation des transporteurs
Vous stockez les factures des transporteurs dans le logiciel et vous pouvez suivre vos paiements. Vous avez un aperçu en temps réel des sommes que vous devez à vos transporteurs.
Vous réglez vos transporteurs par SEPA automatiquement en quelques clics sur le logiciel !
Comptabilité
Les journaux d’achat et de vente sont automatiquement générés et intégrables dans les logiciels de comptabilité (Quadratus, Sage, …).
Statistiques
Vous visualisez en temps réel votre marge et votre chiffre d’affaires.
Un module de statistiques avancées vous permet d’avoir une information plus fine par client, par transporteur (nombre de Km parcourus, nombre d’OT, marge, chiffre d’affaires, PA/PV).